Cada vez que a los empleados se les asignan tareas nuevas, ellos comienzan a buscar, en diferentes lugares, informaciones que puedan ayudarlos a completar dichas tareas. Estos lugares pueden ser correos electrónicos viejos, así como carpetas compartidas, en donde encuentran todas esas respuestas que están necesitando, sin tener que preguntar a sus compañeros.
Buscar y recopilar información en distintas fuentes lleva bastante tiempo. En muchas ocasiones, los trabajadores no consiguen lo que están buscando. Por ello, es indispensable que en la empresa se creen manuales de empleados para toda la organización, en donde se puedan actualizar y compartir los datos que sean importantes y de gran relevancia para los empleados.
Una base de conocimientos interna es aquella que aplica para ser utilizada dentro de la empresa. Con ella se pueden consolidar los conocimientos que tiene el equipo, teniéndolos en un solo lugar y con información necesaria para todos. Además, ellas brindan sistemas integrales y centralizados, en donde la organización pueda compartir todos los conocimientos con los trabajadores.
¿Qué tipo de información hay en una base de conocimientos interna?
Por lo general, las empresas utilizan estas herramientas para capturar la información que los trabajadores necesitan para realizar su trabajo de forma correcta. En ellas puede haber conocimientos sobre:
- Información de la empresa: sitios web, contactos, direcciones de oficinas.
- Beneficios: beneficios que hay, cuándo registrarse.
- Incorporación a la empresa: qué tendrán los empleados durante las primeras semanas trabajadas, cómo es el funcionamiento de la empresa, qué equipos van a recibir.
- Ayudas técnicas: seguridad de los equipos, información de IT.
- Estructura de la organización: organigrama.
- Calendarios: fechas importantes, feriados de la compañía.
Dificultades de los empleados al no tener una base de conocimientos interna
Son muchas las dificultades que se presentan en el equipo cuando no cuentan con esta herramienta. Aquí tienes algunas.
- Pérdida de información relevante
Cuando los trabajadores no colaboran sobre los conocimientos que tienen, existe una falta de información entre un compañero y otro. Asimismo, cuando un empleado ya no trabaja más en la organización, se está llevando esos conocimientos consigo y no hay forma de saber si esa información quedará dentro de la empresa.
- No hay fuentes confiables
Al momento en que los conocimientos están distribuidos en diferentes fuentes, como carpetas digitales o correos electrónicos, los trabajadores no cuentan con una fuente confiable de información dentro de la organización. Puede ocurrir que existan diferentes copias de los documentos, por lo que los empleados no sabrán si dicha información se encuentra actualizada o no.
- No hay colaboración en el equipo
Cuando un empleado no encuentra la solución a sus problemas, lo más seguro es que no se sienta comprometido con el trabajo que debe realizar, afectando así la productividad de la empresa.
No obstante, no todos los trabajadores hacen su trabajo desde el mismo sitio. Cuando no se tiene una base de conocimientos interna, los empleados no van a poder colaborar entre ellos ni compartir informaciones que sean necesarias para todos.
¿Cómo ayuda una base de conocimientos al equipo?
Contar con una herramienta interna, en donde se pueda intercambiar diferentes conocimientos, los cuales sean fundamentales para la organización, va a ser necesaria para que haya un espacio en donde todo el equipo pueda colaborar y crear opciones e información que sean fáciles de encontrar.
Desarrollar una base de conocimiento interna hará que los empleados sean mucho más autosuficientes. Asimismo, ayuda a que puedan aprender cosas nuevas que van a ser vitales en sus actividades diarias. También, se estará creando un lugar en donde el equipo podrá intercambiar sus ideas, reunirse y resolver los problemas que tienen en conjunto.
Cuando la información es fácil de hallar, los empleados van a saber a dónde se tienen que dirigir de manera rápida, para así encontrar todo lo que están necesitando y tomar decisiones para las tareas que deben efectuar.
Tu equipo siempre va a necesitar de esta herramienta
Ahora que ya sabes por qué es fundamental contar con esta herramienta, y si es necesaria para tu equipo o no, es momento de que implementes una para tu organización. Esta herramienta es bastante útil, pero muchas veces se pasa por alto los altos costos que tiene luego de su compra.
No importa lo útil que sea la herramienta cuando ya está lista, pero debe poder adaptarse a las necesidades que tiene tu equipo. Por lo tanto, cuando vayas a escoger tu base de conocimiento interna, debes saber si se adapta a lo que tu empresa está necesitando y si puede crecer con tu compañía.
Piensa en esta herramienta como algo que necesitas para que tu organización mejore, así como el desempeño de tu equipo.
¡No lo pienses más y ve por una! Las bases de conocimiento de Crisp Chat son muy fáciles de configurar, Notion también tiene planes en los que puedes crear bases de conocimientos internas o sino, un simple documento en Drive, si tienes un equipo pequeño, puede ser la solución.
