Cómo mejorar la productividad cuando trabajas en internet

Mejorar la productividad es algo que me trae de cabeza desde hace años. He leído montones de libros y he realizado algunos cursos sobre el tema.

El caso es que tras examinar numerosas técnicas, sistemas y trucos, te puedo decir que aunque no he llegado a alcanzar la maestría total, sí que he mejorado bastante en este aspecto.

En el día a día, nos vemos literalmente arrollados por multitud de visitas, llamadas, whatsapp, citas, etc. que parece que se ponen de acuerdo en ralentizar nuestro trabajo.

Los que como yo, trabajamos con y para internet, además nos vemos asaltados por los emails, rss, twitter, facebook, linkedin, skype, páginas, etc. Todo ello pone a prueba nuestra habilidad para lidiar con la procastinación y las distracciones.

Si tu también sufres una falta de productividad en tu jornada laboral por culpa de todo esto que te acabo de mencionar, no te pierdas estos consejos que a continuación te voy a explicar:

Empieza por limpar tu desorden virtual

¿A que tienes cientos de miles de iconos en tu escritorio? Invierte 5 minutos y borra todo lo que puedas. Bórralo todo. Verás que sensación de tranquilidad de inunda. Te puedo asegurar que yo siempre tenía el escritorio abarrotado de iconos que nunca utilizaba.

Pon un poco de música chill out de fondo y ya que has limpiado tu escritorio virtual, dale un repaso a tu mesa también. Piensa en zen…

No dejes que los demás perturben tu tranquilidad

Levántate temprano, con tiempo para desayunar tranquilamente y preparar el inicio del día. No empieces la mañana ya dentro de una espiral de estrés.

Cuando estés en la oficina, recuerda que todo el mundo tiene prisa y sus asuntos son siempre urgentes. Trata de dejar claro cuándo estás ocupado y cuándo te pueden «interrumpir». Reconocer cuándo las necesidades de los demás son realmente prioritarias o no, es todo un arte. Normalmente, las cosas no son tan importantes como parecen.

Dedica un tiempo específico a cada tarea

Es posible que no te guste depender de una agenda rígida (a mi no me gusta). Por otro lado, seguramente puedas calcular a ojo el tiempo que tardas en completar cada una de tus tareas. Te recomiendo que si estimas que más o menos tardarás 30 minutos en realizar una tarea, te impongas ese tiempo límite para dedicarle. Es posible que si te marcas ese margen, a veces tu momento más productivo sea incluso la media hora antes de ir a comer.

Dales a tus tareas un propósito claro

Para una persona visitar blogs, publicar comentarios en facebook y en twitter puede que sea parte de su trabajo. Para otra persona, simplemente puede que sea una pérdida de tiempo total y absoluta. Si esta es tu forma de procastinar, trata de encontrar de qué forma puede ser provechoso para tu negocio o trabajo.

Prioriza tus tareas importantes

Trata de aprender a distinguir lo que es urgente de lo que es importante. Esta es la principal trampa en la que caemos constantemente. Las cosas urgentes del día a día desplazan a las cosas importantes. Es importante que inviertas esta situación. Realiza antes las cosas importantes y después las urgentes. Te darás cuenta de que en muchos casos, no eran tan urgentes como parecía.

Planea antes de pasar a la acción

Querer hacer las cosas deprisa y corriendo, a menudo no es la mejor solución. Coge una hoja de papel y pon por escrito lo que quieres hacer. Muchas veces tenemos las ideas muy desordenadas en la cabeza y el simple hecho de escribirlas nos ayuda a organizar lo que tenemos que hacer.

Lee un poco sobre el tema, investiga cómo lo hacen otros, eso te ayudará a la hora de inspirarte. Si lo que quieres es mejorar la productividad de verdad, cuanto mejor preparado estés, mucho mejor.

Permítete tener un momento kit kat

Yo no se tu, pero a mi me pasa que después de estar tan preocupado con mi productividad, hay veces que ni me acuerdo de hacer una pausa para estirar las piernas, de beber un poco de agua, de comer, etc.

Exigirte demasiado a ti mismo puede que te ayude a corto plazo, pero estoy seguro de que a largo plazo solo conseguirás tener más estrés y menos calidad de vida. Recuerda que la vida está para vivirla.

Diseña una rutina para trabajar y mejorar tu productividad

Psicológicamente, tener una rutina puede ayudarte a ponerte en «modo trabajo». Una buena idea es empezar tu día en la oficina con una música que te guste mucho y que te ponga las pilas.

Empezar con buen ánimo es una excelente forma de afrontar las tareas que tienes por delante. También puedes marcar una hora fija para hacer un café con los compañeros y charlar un poco. No hace falta que sea mucho tiempo, con 15 minutos tienes bastante. Es algo simple que tu mente agradece. De esta forma estás estableciendo pequeñas etapas durante tu jornada laboral

Crea una lista de tareas pendientes (To Do)

Se que resulta muy tentador dejar lo que estás haciendo para ponerte a hacer alguna tarea que te acaban de encargar. El problema es que sin darte cuenta tendrás 6 o 7 cosas a medio hacer y ninguna completa.

Yo utilizo una variante de una técnica que explica Berto Pena en uno de sus libros. Su fórmula está muy bien, pero yo la he simplificado a la máxima expresión (cuando hay demasiado «sistema» al final siempre termino por no seguirlo).

La cosa es bastante sencilla. En una libreta de las de toda la vida utilizo la página de la izquierda para poner mi «Lista de Entrada», es decir, todas las tareas que me van llegando a lo largo del día. Me piden un cambio en una página web, pues lo apunto ahí. Tengo que hacer un presupuesto, puesto lo apunto ahí, etc.

En la página de la derecha está mi «Lista de Salida», es decir las tareas que tengo que completar ese mismo día, sí o sí. En principio lo ideal sería que escribiera mi lista de salida el día antes, para llegar a la oficina y ponerme inmediatamente. Al final, después de darme cuenta que esa forma no terminaba de encajarme, decidí hacerlo nada más llegar a la oficina. Lo he convertido en una rutina. Me hago un café y mientras me lo tomo voy confeccionando el «orden del día».

Comentarte que lo que paso de la lista de entrada a la lista de salida, lo tacho de la lista de entrada. Lo mismo con las tareas que finalizo, las voy tachando de la lista de salida. Esta simple técnica es una de las claves para mejorar la productividad de forma notable.

Decide cómo procesar los correos electrónicos

Para mi este tema es una espina clavada que tengo. Estoy harto de leer la forma correcta de afrontar el tema del correo electrónico para que sea lo más productivo posible. Todos los expertos recomiendan revisar los correos un par de veces al día: por la mañana y por la tarde/noche. Mientras tanto, programas de correo cerrados, alertas desactivadas, etc.

El correo es algo que literalmente puede dilapidar tu productividad. Yo no se tu, pero a mi me llegan cientos de correos cada día. De clientes, de amigos, de familiares, newsletters a las que estoy apuntado, spam, etc.

Yo utilizo Gmail para trabajar con los correos y lo que hago es hacer uso de las etiquetas. Como ya tengo asumido que por lo menos de momento no soy capaz de revisar únicamente 2 veces al día el correo, lo que hago es etiquetar cada email que me llega y que requiere de mi atención.

Los correos de trabajo los etiqueto como trabajo, los correos «urgentes», los etiqueto como urgentes, etc. Realizo un proceso similar a lo de las listas de entrada y salida, ya que suelo etiquetar los correos y cuando tengo un tiempo razonable me pongo a contestarlos. Tal vez no sea la forma más eficiente de procesar los correos, pero a mi de momento me funciona bien.

Agrupa las tareas similares para hacerlas a la vez

Relacionado un poco con lo anterior, cuando me pongo a responder emails, trato de responderlos todos (por lo menos los que previamente tenía ya etiquetados).

Yo te recomiendo que agrupes tus tareas, de forma que si tienes que realizar varias llamadas durante el día, las hagas todas seguidas. Si tienes que hacer varios presupuestos, ponte y hazlos todos uno detrás de otro. Esto te ayudará para no tener que estar constantemente necesitando estar en tu zona una y otra vez.

Utiliza marcadores para guardar páginas interesantes

El enemigo número 1 de alguien que trabaja con internet es que a cada momento aparece por algún sitio alguna página interesante que visitar.

Yo lo que hago es tener en mis marcadores diferentes carpetas según la temática (marketing, redes sociales, tecnología, noticias, etc). Cuando encuentro o me mandan alguna página interesante, trato de guardarla y reservarla para cuando tenga tiempo suficiente para dedicarle sin dejar de lado mis tareas importantes por ello.

Busca, compara y si encuentras algo mejor… ¡Aplícalo!

El tema de la gestión del tiempo y la productividad es algo muy personal. Existen muchos sistemas y métodos para lograr ser más productivo en tu día a día.

Yo lo que te recomiendo es que investigues por tu cuenta, pongas a prueba los sistemas y decidas si eso se adapta a tu forma de ser o no.

Cuando empiezas a organizarte un poco mejor, notas como todo fluye más fácilmente. Incluso hay veces que parece que las cosas se hacen solas. ¡Milagros de la productividad!

Si tienes algún sistema o truco que utilices para aumentar tu productividad en el día a día, por favor no te lo guardes y compártelo en los comentarios.