KUNDEN ANSCHREIBEN, ABER RICHTIG

Massen-E-Mails versenden, ohne im Spam zu landen oder gegen Gesetze zu verstoßen

Sie haben eine Kundenliste und möchten allen schreiben: eine Neuigkeit, ein Angebot, ein Hinweis. Am einfachsten scheint es, alle Adressen ins BCC zu kopieren und auf Senden zu klicken. Genau so landen Sie am schnellsten im Spam, wird Ihr Postfach gesperrt oder droht ein Bußgeld. Hier erfahren Sie, wie es richtig geht, ohne Fachchinesisch.

Jose CabelloWebdesigner seit 2010Aktualisiert am 4. November 20267 Min. Lesezeit

Der übliche Fehler: BCC aus Gmail oder Outlook

Dieselbe E-Mail aus Ihrem normalen Konto an hundert oder zweihundert Personen zu senden, bringt gleich mehrere Probleme:

Versandlimits. Gmail und Outlook begrenzen, wie viele Nachrichten Sie pro Tag senden dürfen, und sperren das Konto vorübergehend, wenn Sie das überschreiten. Dann sind Sie womöglich genau dann nicht erreichbar, wenn ein Kunde schreibt.
Spam. Ein großer Versand aus einem persönlichen Konto ohne Abmeldemöglichkeit ist genau das, wonach Filter suchen. Markieren mehrere Empfänger die Mail als Spam, landen auch Ihre normalen E-Mails dort.
Datenschutz. Es genügt, die Adressen einmal ins Feld „An“ statt „BCC“ zu setzen, und alle sehen die Adressen aller. Das ist bereits ein Datenschutzproblem.
Sie wissen nicht, was passiert. Sie sehen weder, wer die Mail geöffnet hat, noch, wer sich abmelden möchte.

Ihr normales Postfach ist für Gespräche mit einzelnen Kunden da. Um viele auf einmal anzuschreiben, braucht es ein Werkzeug, das dafür gemacht ist.

Was Gmail und Outlook heute verlangen

Seit 2024 ist Gmail gegenüber Vielversendern deutlich strenger geworden, Outlook zog im Mai 2025 nach. Kurz gesagt:

Ihre Domain authentifizieren: Drei technische Einträge, die einmalig im DNS Ihrer Domain eingerichtet werden: SPF legt fest, welche Server in Ihrem Namen senden dürfen, DKIM signiert Ihre Nachrichten und DMARC bestimmt, was mit E-Mails geschieht, die diese Prüfungen nicht bestehen. Gmail verlangt von allen Absendern SPF oder DKIM und von allen, die 5.000 oder mehr Nachrichten pro Tag senden, alle drei. Auch Outlook verlangt sie ab 5.000 pro Tag und weist Nachrichten zurück, die sie nicht erfüllen.
Abmeldung mit einem Klick: Werbe-E-Mails müssen eine Abmeldung mit einem einzigen Klick ermöglichen, und die Abmeldung muss zügig umgesetzt werden.
Wenige Beschwerden: Gmail empfiehlt, die Spamrate unter 0,10 % zu halten und 0,30 % nie zu erreichen. Anders gesagt: Wenn drei von tausend Empfängern Sie als Spam markieren, haben Sie ein Problem.

Vielleicht versenden Sie keine 5.000 E-Mails am Tag, aber diese Regeln bestimmen, was Filter als vertrauenswürdigen Absender ansehen. Ist Ihre Domain richtig eingerichtet, kommen auch Ihre normalen E-Mails besser an. Ein gutes Versandtool führt Sie durch die Einrichtung.

Quelle: Gmail, Richtlinien für E-Mail-Absender. Quelle: Microsoft, Outlook-Anforderungen für Vielversender.

Haben Sie noch keine E-Mail mit Ihrer Domain, beginnen Sie hier: Geschäftliche E-Mail mit eigener Domain: was sie ist, Vorteile und die richtige Wahl

Was das Gesetz in Spanien sagt

Hier liegen viele Unternehmen falsch, ohne es zu wissen. Das spanische Gesetz über Dienste der Informationsgesellschaft (LSSI) verbietet Werbe-E-Mails an Personen, die sie nicht angefordert oder ausdrücklich erlaubt haben. In Deutschland und anderen EU-Ländern gelten ähnliche Regeln. Es gibt eine wichtige Ausnahme:

Sie dürfen Ihren Kunden schreiben, wenn diese Ihnen ihre E-Mail-Adresse bei einem Kauf gegeben haben und Sie ihnen eigene, ähnliche Produkte oder Leistungen anbieten.
Immer müssen Sie eine einfache, kostenlose Abmeldemöglichkeit bieten, sowohl bei der Erhebung der Adresse als auch in jeder E-Mail.
Alles andere braucht eine Einwilligung: Messekontakte, Visitenkarten, im Internet gefundene Adressen oder gekaufte Datenbanken. Eine Liste zu kaufen ist außerdem der schnellste Weg, den Ruf Ihrer Domain zu ruinieren.

Die LSSI stuft den massenhaften Versand von Werbe-E-Mails ohne diese Voraussetzungen als schweren Verstoß ein, mit Bußgeldern von 30.001 bis 150.000 Euro. Hinzu kommt die DSGVO: Sie müssen angeben, wer die Daten wofür verarbeitet, und sie sorgfältig aufbewahren.

Ich bin kein Anwalt: Haben Sie Zweifel bei Ihrem konkreten Fall, fragen Sie einen Datenschutzexperten.

Quelle: Gesetz 34/2002 (LSSI), Artikel 21, 38 und 39, spanisches Amtsblatt (BOE).

Und für die übrigen rechtlichen Pflichten Ihrer Website: Rechtstexte einer Website in Spanien: Aviso legal, Datenschutz und Cookies

Welches Tool sich eignet

Ein E-Mail-Marketing-Tool übernimmt Versand, Abmeldungen und Statistiken und hilft bei der Einrichtung der Domain. Je nach Fall:

Für den Einstieg: MailerLite oder Brevo: Einfach und mit kostenlosen Tarifen für kleine Listen. Für die meisten Dienstleister mehr als ausreichend.
Mailchimp: Das bekannteste Tool. Sehr umfangreich, aber der Preis steigt mit wachsender Liste schnell.
Amazon SES mit Sendy oder listmonk: Für technisch versierte Nutzer oder große Listen: Der Versand über Amazon SES kostet Cent-Beträge pro tausend E-Mails, aber jemand muss die Technik einrichten und pflegen. Ich nutze Amazon SES für das Kontaktformular dieser Website, und es ist eine ausgezeichnete Option, wenn es sauber eingerichtet ist.
All-in-one-Plattformen: Werkzeuge wie ClickFunnels enthalten E-Mail, aber Sie zahlen deutlich mehr für Funktionen, die ein Dienstleister selten braucht. Mehr dazu in ClickFunnels: was es ist, was es kostet und ob Ihr Unternehmen es braucht.

Jede Option mit aktuellen Preisen vergleiche ich in Die besten Programme für den Newsletter-Versand (und welches passt)

Was Sie mit Ihrer bestehenden Liste tun

Wenn Sie seit Jahren Adressen sammeln, importieren Sie nicht alle auf einmal ins Tool:

Trennen Sie Kunden von Kontakten. Kunden, mit denen Sie gearbeitet haben, dürfen Sie zu ähnlichen Leistungen anschreiben. Alle anderen nicht ohne Erlaubnis.
Bereinigen Sie die Liste. Entfernen Sie alte, doppelte oder nicht mehr existierende Adressen. Viele Rückläufer hintereinander schaden Ihrem Ruf als Absender.
Fragen Sie bei Zweifelsfällen um Erlaubnis. Eine einzige persönliche E-Mail, die erklärt, was Sie senden werden, mit einem Button zum Anmelden. Wer nicht antwortet, fliegt raus.
Bauen Sie ein Formular in Ihre Website ein, damit sich neue Interessenten selbst anmelden. Das ist die hochwertigste Liste, die Sie haben werden.

Was Sie senden, damit man Sie liest

Wer die Regeln einhält, vermeidet Ärger, wird aber nicht automatisch gelesen. Das hängt vom Text ab. Ich schreibe seit 2010 für Unternehmen, und bei E-Mails funktioniert fast immer dasselbe:

Erst nützlich sein, dann verkaufen. Ein praktischer Tipp, ein echter Fall oder die Antwort auf eine häufige Frage werden gelesen; ein Angebot alle drei Monate wird ignoriert.
Schreiben, wie Sie sprechen. Eine E-Mail von Mensch zu Mensch, keine Broschüre voller Bilder.
Ein Thema und eine Handlung pro E-Mail. Wer um fünf Dinge bittet, bekommt keines.
Beständigkeit. Lieber jeden Monat eine nützliche E-Mail als vier hintereinander und dann ein Jahr nichts.
Ein klarer Betreff. Er sagt, worum es geht, ohne Tricks und ohne Großbuchstaben.

Die Grundlagen finden Sie in den vier Grundlagen guter Werbetexte.

BEISPIEL

Ein Immobilienmakler schickt seinen Kunden jeden Monat eine kurze E-Mail: „Wie sich die Immobilienpreise in der Gegend diesen Monat entwickelt haben“, mit drei Zahlen und einem Link zu den neuen Angeboten auf seiner Website. Er verkauft nichts direkt, aber wenn ein Kunde oder ein Bekannter verkaufen will, erinnert er sich, wer ihm jeden Monat schreibt.

Prüfliste vor dem Klick auf Senden

Sind alle Personen auf der Liste Kunden oder haben sie eingewilligt?
Senden Sie über ein E-Mail-Tool und nicht aus Ihrem Postfach?
Sind SPF, DKIM und DMARC für Ihre Domain eingerichtet?
Hat die E-Mail einen sichtbaren, funktionierenden Abmeldelink?
Ist klar, wer sendet und warum der Empfänger die E-Mail erhält?
Haben Sie sich selbst eine Testmail geschickt und sie auf dem Handy gelesen?

Häufige Fragen

Wie viele E-Mails kann ich über Gmail senden, ohne gesperrt zu werden?

Gmail hat tägliche Versandlimits und sperrt das Konto vorübergehend, wenn Sie sie überschreiten. Das Limit ist aber nicht das einzige Problem: Ein Massenversand aus einem persönlichen Konto landet mit hoher Wahrscheinlichkeit im Spam. Ab einigen Dutzend Empfängern sollten Sie ein E-Mail-Tool nutzen.

Darf ich meinen Kunden ohne Nachfrage Werbung schicken?

In Spanien ja, wenn sie Ihnen ihre Adresse bei einem Kauf gegeben haben, Sie ihnen eigene ähnliche Leistungen anbieten und sie sich in jeder E-Mail einfach abmelden können. Für alle anderen Kontakte brauchen Sie eine Einwilligung.

Ist es legal, eine E-Mail-Datenbank zu kaufen?

Werbung an diese Adressen ohne Einwilligung zu senden, verstößt gegen die LSSI und schadet dem Ruf Ihrer Domain. Ich rate in keinem Fall dazu.

Was ist besser, MailerLite oder Brevo?

Beide eignen sich für den Einstieg und haben kostenlose Tarife. Wählen Sie das, mit dem Sie besser zurechtkommen; entscheidend ist, was Sie an wen senden.

Eine Website, die Kontakte bringt, denen Sie schreiben können

Ich gestalte Websites und schreibe ihre Texte, damit jede Seite klar erklärt, was Sie tun, und hochwertige Kontakte bringt, auch Abonnenten, die von Ihnen hören möchten. Brauchen Sie Hilfe bei der Technik rund um die E-Mails Ihrer Domain, klären wir das im Angebot.

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